Organiser un événement est une tâche compliquée, qui nécessite une soigneuse vérification de toutes ses étapes. C’est pas nous qui allons vous dire le contraire. Choisir les prestataires qui vous accompagneront est crucial pour garantir le succès de votre journée spéciale. Voici nos conseils pour bien choisir les professionnels et assurer une journée inoubliable. Que ce soit pour vous ou pour vos invités.
Définir vos besoins et vos priorités pour bien choisir les prestataires de votre évènement
Tout d’abord, vous devez identifier les services indispensables pour votre événement. Avant de commencer votre recherche, classez-les par ordre de priorité : le lieu, un traiteur, un photographe, un DJ, les animations, etc. Cette liste vous permettra d’avoir une vision globale et de définir les aspects les plus importants pour vous.
Ensuite, il est important d’établir un budget réaliste. Définissez un budget pour chaque catégorie, ce qui vous aidera à structurer votre recherche et éviter les surprises désagréables. Avoir un budget structuré vous guidera pendant vos échanges avec les prestataires et vous permettra de prendre des décisions éclairées.
Une fois vos priorités et votre budget définis, vous serez mieux préparé pour entamer votre recherche de prestataires. Cette préparation initiale est cruciale pour s’assurer que tous les aspects essentiels de votre événement sont couverts de manière adéquate et que vous pouvez allouer vos ressources de manière optimale. En procédant ainsi, vous pourrez vous concentrer sur la sélection des meilleurs prestataires qui répondront à vos attentes et contribueront à la réussite de votre journée spéciale.
Recherche des prestataires
Pour rechercher vos prestataires, vous pouvez vous inspirer des recommandations de vos proches. En effet, le bouche-à-oreille est une source fiable, basée sur des expériences personnelles. Les avis de vos amis et de votre famille peuvent vous orienter vers des prestataires de confiance ou, à l’inverse, vous avertir des mauvaises expériences. Ceci peut vous être utile pour choisir les bons prestataires pour votre évènement.
Par ailleurs, pour explorer davantage d’options, la recherche en ligne est également très efficace. Consultez des sites spécialisés, des blogs et des plateformes d’évaluation. Ainsi, vous pourrez lire des avis et voir des exemples de réalisation des prestataires, ce qui est très utile pour évaluer leur qualité et leur style.
De plus, si vous avez une idée précise de ce que vous cherchez pour votre événement, votre recherche peut être plus ciblée et par conséquent plus efficace. Utilisez des mots-clés spécifiques pour affiner vos recherches. Par exemple, si vous cherchez un photographe spécialisé dans les mariages.
L’étape suivante est l’évaluation des prestataires. N’hésitez pas à consulter leurs portfolios pour voir la qualité de leur travail. Cette étape est très importante pour choisir les prestataires qui correspondront à vos attentes. Surtout pour les photographes et vidéastes. Assurez-vous que leur style correspond à vos attentes et est en accord avec vos envies. Pour les traiteurs, vous pouvez demander d’assister à une dégustation afin de choisir la meilleure option pour vous.
De même, les avis en ligne sont une partie fondamentale pour votre recherche. Consultez les différents témoignages sur les différents sites pour obtenir une vision globale des prestations. Également, cherchez des avis sur le même prestataire dans des sites différents pour avoir des sources variées.
Prise de contact pour choisir les prestataires
En outre, avant de contacter un prestataire, nous vous conseillons de préparer une liste de questions précises. Du type :
- Quels sont vos tarifs et ce qu’ils incluent ?
- Quels sont vos délais de livraison ?
- En combien de temps s’engagent-ils à répondre ?
- Pouvez-vous nous fournir des références ?
- Êtes-vous ouvert à faire des modifications dans un certain aspect de vos services ?
- Jusqu’à quel point je peux personnaliser votre prestation ?
- Comment voyez vous votre rôle le jour J ?
D’autre part, même si de nos jours, il est plus commun de prendre contact de manière électronique, n’hésitez pas à faire une rencontre en personne. En effet, de cette façon vous pourrez évaluer leur professionnalisme, et la compatibilité du prestataire avec votre énergie. Lors de cette réunion, vous pouvez ainsi discuter de vos attentes, vérifier leur réactivité et si besoin, vérifier les détails et doutes que vous avez. Pour choisir les prestataires qui nous accompagneront, nous vous conseillons d’avoir une attention particulière sur le feeling.
Après la recherche, pour chaque catégorie de prestataires, demandez un devis détaillé. Cela vous permettra ainsi de comparer les différents services proposés par chacun. Ainsi, vous pourrez prendre une décision plus concrète pour le choix de vos prestataires.
D’autre part, il est important de lire attentivement les contrats avant de signer.
Suivi de coordination avec les prestataires
Assurez-vous que tous les détails discutés soient bien inclus. Des informations telles que le prix, les services, les délais, les conditions d’annulation et de modification, et autres, doivent être claires et présentes. Si vous avez des questions n’hésitez pas à relancer le prestataire pour confirmer ou modifier des informations ou doutes que vous pourriez avoir.
Une fois vos prestataires choisis, maintenez un contact régulier pour suivre avec eux l’avancement des préparatifs. Vous pouvez organiser des réunions de suivi si vous le jugez nécessaire. Parfois, ajuster les détails et répondre aux éventuelles questions. De même, il est important de contacter tous les prestataires pour avoir un planning clair et structuré du jour J.
Le choix des prestataires, est une étape essentielle pour la réussite de votre événement. Mais aussi, une tâche complexe. Faire appel à une event planner est une option idéale pour assurer un bon événement. De la même manière, en organisant votre événement avec un event planner, vous pouvez accéder à son réseau de prestataires. Ce qui vous assure un bon service et de la qualité, tout adapté à votre budget.
Alors si vous avez l’impression qu’une aide professionnelle serait la bienvenue, nos Enjoy Girl sont à votre disposition pour mettre à votre service leur expertise et leur réseau de prestataires “certifiés Enjoy”. Alors n’hésitez pas à les contacter 🙂
Enjoy ! ♥︎
